¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es el conjunto de metodologías para planificar y dirigir las tareas y recursos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo específico, medible, alcanzable, relevante y temporal (SMART, por sus siglas en inglés). Los objetivos de la gestión de proyectos son:
Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;
Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;
Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.
Los proyectos son independientes de la actividad diaria empresarial. Para establecer los objetivos específicos del proyecto es necesario organizar una serie de reuniones. Los objetivos de estos proyectos pueden expresarse en: resultados (como la creación de una nueva sede central); consecuencias (como la reubicación de los empleados a nueva sede); beneficios (reducción de costes de las instalaciones) u objetivos estratégicos (como duplicar el rendimiento corporativo en tres años).
A la hora de desarrollar un proyecto hay 3 variables a tener en cuenta:el tiempo, el coste y el alcance. Estas tres variables forman parte de todos los proyectos y sirven para asegurar la calidad del proyecto. Estas variables juntas forman el Triángulo de calidad (también conocido como el triángulo de hierro).
La variable del alcance especifica todos los requisitos, pasos y tareas del desarrollo del proyecto. Por otra parte, el tiempo es una variable peculiar no es algo que se pueda controlar como en el caso de los procesos. Por lo que es un verdadero desafío utilizar el tiempo de manera eficiente, manteniendo el proyecto dentro del cronograma y alcanzando los objetivos deseados. Y la última variable, el coste se centra en presupuesto establecido al inicio del proyecto. Las tres variables están interconectadas y dependen mucho la una de la otra. Cuanto más grande sea el alcance del proyecto, más tiempo necesitará y mayor coste tendrá.
¿Existe alguna norma ISO para gestionar proyectos?
La norma ISO que establece unos estándares para la dirección y gestión de proyectos es la norma ISO 21500. Esta normativa tiene como objetivo principal conseguir dar una orientación a las organizaciones en su gestión. En ella se describen los diferentes conceptos y procesos dentro de una compañía para estabilizar y sistematizar las tareas, así como la homogeneización de las actividades. Es decir, pretende que el resultado de un proceso sea el mismo independientemente de la persona que lo realiza. La estructura de la norma ISO 21500 continúa con las directrices del PMBOK, uno de los certificados del Project Management Institute (PMI) o instituto de gestión de proyectos.
“Las operaciones mantienen las luces encendidas, la estrategia proporciona una luz al final del túnel, pero la gestión del proyecto es el motor del tren que hace avanzar a la organización.” – Joy Gumz, especialista TIC que trabaja para ISAO Standards Organization y NASA Appel.
Las 5 fases de la gestión de proyectos
El PMI es una organización que ofrece formación sobre gestión de proyectos. Para acreditar el conocimiento de gestión de proyectos, esta organización tiene ocho tipos de certificados. El PMI divide los proyectos en 5 fases:
1. Análisis de viabilidad del proyecto (feasibility study)
Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si este sigue adelante. Este paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que la empresa obtendría al implementar el proyecto es mayor que la inversión. Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y el coste. El estudio de viabilidad del proyecto debe incluir:
Creación del registro de seguimiento del proyecto en un software empresarial;
Análisis previo del alcance del proyecto (se plantea qué alcance debe tener el proyecto, qué metodología se va a llevar a cabo, qué departamentos deben estar involucrados, etc.);
Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto;
Análisis del beneficio y el coste previsto, la viabilidad de los plazos pactados y la calidad que se pretende.
Si el balance del análisis de viabilidad es positivo, se puede proceder a la segunda fase.
2. Planificación detallada del trabajo a realizar
El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir (muy) negativamente en la empresa. Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe:
Revisar el análisis del alcance del proyecto;
Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;
Definir el plan de proyecto.
Si el proyecto sigue adelante, se debe redactar toda esta información en los términos de acuerdo.
3. Ejecución del proyecto
Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos. Algunos softwares de gestión de proyectos te permiten crear automáticamente un informe. En esta fase suelen surgir los problemas. Las acciones que se realizan durante esta etapa son las de:
Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo);
Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles;
Ejecutar las tareas planificadas;
Gestionar las peticiones de cambio.
4. Seguimiento y control del trabajo
Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificación y si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan. Con un módulo de gestión de proyectos se puede realizar un seguimiento actualizado de los procesos, incluyendo el avance, los tiempos y los costes. En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de actividades:
Seguimiento de tareas e hitos planificados;
Gestión de entregables (incluido control de la calidad);
Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el proceso (como por ejemplo, que un flujo de trabajo no esté bien relacionado o conectado);
Generación de informes de seguimiento (informes para los directores o jefes de proyecto informando sobre si el proyecto va según lo planificado).
5. Cierre del proyecto
Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen decisiones más realistas y seguras. Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar una checklist (o lista de control en español). Las tareas de esta etapa son:
Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados (stakeholders);
Realización del backup (copia de seguridad) del proyecto;
Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales;
Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.
¿Cuáles son las metodologías más utilizadas en la gestión de proyectos?
Dentro de todas las diferentes metodologías que existen para llevar a cabo un proyecto, se pueden establecer seis categorías diferentes. Estas categorías son: la metodología secuencial tradicional, PMI/PMBOK; Agile; de gestión de cambio; basada en el proceso; y, otras metodologías.
La metodología secuencial tradicional
Las metodologías tradicionales se basan en etapas secuenciales en las que se tiene que terminar una fase antes de pasar a la siguiente. Esto da lugar a documentos que permiten comprobar el correcto desarrollo y finalización de cada fase. Este tipo de desarrollo tiene la ventaja de que permite un control de cada fase por parte de todos los responsables y sus superiores. Sin embargo, esto provoca que los proyectos sean muy ‘estáticos’, es decir, que si se necesita cambiar cualquier cosa dentro del proyecto, haya que volver al inicio, y comenzar otra vez casi desde cero. Las metodologías más conocidas dentro de esta categoría son las de Waterfall, Critical Path Method (CPM) y Critical Chain Project Management (CCPM).
PMI/PMBOK
Esta categoría está compuesta por la metodología establecida por el Project Management Institute. Ésta sigue las cinco fases de la gestión de proyectos descritas en la Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), en español Guía del cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos. Sin embargo, hay muchos jefes de proyectos que niegan que esta sea una metodología, sino una serie de pautas y convenciones para dirigir proyectos.
Agile
La categoría Agile se llama así ya que está compuesta por la metodología del mismo nombre, y de ella surgieron otras metodologías: Scrum, Kanban, Extreme Programming (XP) y Adaptive Project Framework (APF). En el Manifesto Agile se valoran algunos elementos por encima de otros:
Los trabajadores y las interacciones sobre procesos y herramientas;
Un software funcional sobre una documentación general;
Una colaboración con el cliente sobre la negociación de un contrato;
La capacidad de responder sobre la habilidad para seguir un plan establecido.